Optionen NovaTime V5

• Option Mandantenfähigkeit **
• Option Zutrittskontrolle **
• Option Mehrplatzfähigkeit **
• Option Mobile App **
• Option GPS Ortung für Mobile App **
• Option Workflow **
• Option virtuelles Terminal**
• Option Bildschrim- / Lampentableau **
• Option Bildschrim Terminal **
• Option erweitertes Statistik-Modul *
• Option Lohn- / Gehaltsschnittstelle L+G **
• Option Urlaub-Komfort-Modul *
• Option Handy-Buchung per SMS *
• Option Auftragsdatenerfassung (ADE) / Projektzeiterfassung (PZE) **
• Option Bereichswechselkontrolle **
• Option Bildschrim Tableau für ZK **
• Option DFÜ Anbindung **
• Option KOMMEN / GEHEN Schnittstelle **
• Option Personal Import/Exportschnittstelle **
• Option Kostenstellenverrechnung **
• Option Komfort PC Terminal **
• Option SAP Anbindung **
• Option Linux Datenbankserver **

* bei Neubestellung im Lieferumfang enthalten
** kostenpflichtige Option

Mit der Option Mehrplatzfähigkeit kann die Software zusätzlich zu den zwei Clients der Grundversion entsprechend oft und gleichzeitig auf anderen Clients / PC´s geöffnet werden. Gilt nur für die Software und die Option Antragswesen, wenn der User / Genehmiger auch für Mitarbeiter Buchungen selber erzeugen soll, nicht für die Option Bildschrimterminal oder Lampentableau

Option Zutrittskontrolle für NovaTime
Das NovaTime Zutrittskontrollsystem steuert und kontrolliert alle angeschlossenen Steuereinheiten mit den entsprechenden Ausweislesern und Türen. Alle Vorgänge werden dabei von dem System protokolliert. Das System kann dabei autark fungieren oder in die NovaTime Zeiterfassung als Modul integriert werden.

Mit der Software können bis zu 999 Türen verwaltet werden. Diese können beliebig auf Hauptstelle oder Außenstellen verteilt sein. In die Steuereinheiten werden die entsprechenden Feiertagskalender geladen, damit an einem Feiertag gesonderte Zutrittsbedingungen festgelegt werden können. Wird zum Beispiel eine Daueröffnung des Haupteinganges für den Publikumsverkehr realisiert, soll diese Daueröffnung lediglich von Montag bis Freitag gültig sein und Feiertage werden ausgenommen. Des weiteren sind auch unterschiedliche Zeitdefinitionen für einzelne Wochen- und Feiertage möglich. NovaTime erfüllt die gesetzlichen Anforderungen nach §§ 9, 14 BDSG, §§ 10, 11a BbgDSG, §§ 16, 17 ArbZG.

Jeder Mitarbeiter, der eine Zutrittsberechtigung erhalten soll, wird im System als Personal angelegt. Über sogenannte “Raum- / Zeitzonen” werden Zutritts- und Zeitbereiche definiert, welche den verschiedenen Mitarbeitergruppen zugewiesen werden können. NovaTime ist ein “sofort verarbeitendes System”. Alle Änderungen der Raum- / Zeitberechtigungen oder Türparameter werden sofort an die angeschlossenen Geräte übertragen (ausgenommen Wählverbindung). Ebenso werden alle Zutrittsbuchungen der Mitarbeiter sofort registriert und stehen unmittelbar in der Zutrittsauswertung zur Verfügung. Sind Außenstellen über Modems angeschlossen, werden diese nach vordefinierten Zeiten aktualisiert. Eine sofortige Aktualisierung per Knopfdruck ist selbstverständlich jederzeit durchführbar.

Für einige Steuereinheiten stehen auch Makro-Funktionen zur Verfügung. Damit lassen sich verschiedene Ablaufmechanismen realisieren. Zum Beispiel eine Aufzugsteuerung oder eine Anbindung an die Einbruchmeldeanlage (Scharf- / Unscharf-Schaltung).

NovaTime ZK geeignet sich für Systeme bis 15000 Personen oder 999 Türen. Es werden diverse Leseformate wie Legic, Mifare und IK2/proX1 (berührungslos DIN) unterstützt.

Die Software ist als 64Bit Windows Applikation geschrieben und können als Netzwerk oder Einzelplatzversion bestellt werden. Die Bedienung erfolgt intuitiv über eine an Windows angelehnte Designoberfläche.

Es können bis zu 512 Raum- / Zeitzonen unterlegt werden. Dies hängt von der eingesetzten Hardware ab. Zusätzlich können Automatikzonen und Leserwechselfunktionen hinterlegt werden. Zu den Leserwechselfunktionen zählt z.B. die Möglichkeit bei Lesern mit Tastatur (PIN Code) eine Türcode, einen PIN Code oder eine nur Karte Funktion zu hinterlegen und zwischen diesen in UND / ODER Kombination ab einem bestimmten Zeitpunkt zu wechseln.

NovaTime ZK bietet die Möglichkeit der Gruppenänderung von ZK Rechten und verfügt über einen fortlaufenden Feiertagskalender, der in drei unterschiedliche Feiertagsklassen eingeteilt werden kann.

NovaTime ZK protokollieren den erfolgreichen Zutritt ebenso wie den Versuch. Generalberechtigungen können aus der ZK Liste ausgeblendet werden. Die Protokollierung kann auf bis zu 12 Monate frei eingestellt werden. Einsicht in die Software oder das Auswerten von Listen / Zutritten kann mit einem Vier Augen Prinzip geschützt werden. Das Protokoll wird in einen Ringspeicher geschrieben.

Sie sehen, es gibt viele Nutzungs- und Anwendungsmöglichkeiten und ebenso gibt es viele Kombinations- und Auswahlmöglichkeiten. Wir beraten Sie gern und unverbindlich über das zu Ihnen und Ihren Bedürfnissen passende Soft- / Hardware Paket.
Mögliche weitere Optionen sind:

• Option Mandantenfähigkeit **
• Option Zutrittskontrolle **
• Option Mehrplatzfähigkeit **
• Option Smartphone App **
• Option GPS Ortung für Smartphone App **
• Option Antragswesen (Workflow)**
• Option virtuelles Terminal HTML **
• Option Bildschrim- / Lampentableau **
• Option Bildschrim Terminal **
• Option erweitertes Statistik-Modul *
• Option Lohn- / Gehaltsschnittstelle L+G **
• Option Urlaub-Komfort-Modul *
• Option Auftragsdatenerfassung (ADE) / Projektzeiterfassung (PZE) **
• Option Bildschrim Tableau für ZK **
• Option KOMMEN / GEHEN Schnittstelle **
• Option Personal Import/Exportschnittstelle **
• Option Kostenstellenverrechnung **
• Option Komfort PC Terminal **
• Option SAP Anbindung **

* bei Neubestellung im Lieferumfang enthalten
** kostenpflichtige Option

Das Modul “Antragswesen” ist in erster Linie ein Informationsportal für die Mitarbeiter des Unternehmens. Damit wird die Zeiterfassung transparent. Jeder Mitarbeiter kann sich an seinem Arbeitsplatz die aktuellen Übersichten von seinem Konto ansehen und muss nicht in der Personalstelle nachfragen, z.B. wieviel Resturlaub noch zur Verfügung steht. Hierbei finden die in NovaTime schon bewährten Auswertungen und Listen wie Mitarbeiterjournal, Urlaubskartei, Jahreskarte, usw. ihre Verwendung.
Das System wird so eingestellt, dass jeder Mitarbeiter die für Ihn passende Ansicht erhält. So kann zum Beispiel der Abteilungsleiter nicht nur sein eigenes Konto, sondern auch die Mitarbeiter seiner Abteilung begutachten.

Soll diese Transparenz noch weiter ausgebaut werden und ein weiterer Schritt hin zu dem papierlosen Büro gemacht werden, kann das Workflow-Modul in den Einstellungen auf Ihre Bedürfnisse erweitert bzw. angepasst werden. Die in NovaTime angelegten Buchungsarten können für den Workflow freigegeben werden, um den Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, z..B Ihren Urlaub direkt “online” zu beantragen. Die nötigen Instanzen, welche der Antrag zu durchlaufen hat, können individuell und gruppenweise festgelegt werden. Sollte ein Mitarbeiter von der eigentlichen Genehmigungshierarchie Abweichungen aufweisen, kann dessen Hierarchie auch direkt angepasst werde.

In diesem Modul sind auch Vertreteregelungen integriert. Diese unterscheiden sich grundsätzlich in Mitarbeitervertretung und Genehmigervertretung. Bei der Mitarbeitervertretung kann z.B. festgelegt werden, ob zunächst ein Vertreter dem Antrag zustimmen muss oder ob dieser lediglich darüber informiert wird. Mit der Genehmigervertretung können ein oder mehrere Vertreter dem eigentlichen Genehmiger zugeteilt werden. Sollte der Genehmiger einmal verhindert sein, z.B. durch eine mehrtägige Dienstreise, wird der Antrag automatisch an dessen Vertreter weitergeleitet.
Für die Darstellung des Workflow werden die Funktionalitäten eines Browsers verwendet. Dadurch lässt sich dieses Modul bequem im Intranet oder sogar Internet zur Verfügung stellen, und es entfällt eine aufwändige Verteilung der Software auf den Client

Die Option Kostenstellenverrechnung erlaubt die Zuordnung der Anwesenheitszeiten der Mitarbeiter zusätzlich zu den definierbaren Kostenstellen. Hierbei ist gewährleistet, dass die Summe aller Anwesenheitszeiten stets der Summe aller Kostenstellenzeiten entspricht. Eine weitere Unterteilung der Kostenstellenzeiten in verschiedene Lohnarten ist ebenfalls vorgesehen. Hierdurch lassen sich z.B. Überstunden und Zuschlagszeiten auf Kostenstellen differenziert darstellen. Es sind bis zu 9999 Kostenstellen mit bis zu 6stelligen Nummern einrichtbar. Der Mitarbeiter ist zum Arbeitsbeginn seiner Stammkostenstelle zugeordnet. Ein Wechsel zu anderen Kostenstelle ist jederzeit möglich per Buchungseingabe: ‚Kostenstelle, Datum und von-Uhrzeit‘ genügt. Eine direkte Korrektur der KST-Stundenverteilung im Kostenstellenjournal ist ebenfalls vorgesehen. Weiterhin kann der Mitarbeiter selbst einen Kostenstellenwechsel am Terminal buchen, wobei das TRS 15 mit max.50 Kostenstellen (hierbei KST-Nummer max. 4stellig ) belegt werden kann. Eine weitere Wechselmöglichkeit bietet sich mit der Option ‚Bildschirmterminal‘; damit kann der Mitarbeiter einen Wechsel zu allen vorhandenen Kostenstellen vornehmen. Zur Auswertung stehen die VariListen, das Mitarbeiterjournal als Kostenstellenjournal und die Lohnliste zur Verfügung. Besteht die Option ‚Lohn & Gehaltsschnittstelle‘, kann auch eine Datenweitergabe differenziert nach Kostenstellen und Lohnarten erfolgen.
In Kombination mit der Option Mobile App kann ein Kostenstellenwechsel auch mobil per Smartphone und / oder Tablet erfolgen.

Diese Schnittstelle erzeugt eine ASCII-Datei aus den Mitarbeiter-Buchungen Kommen, Gehen, DG-Kommen, DG-Gehen, Bereit sowie auch den entsprechenden manuell eingegebenen Buchungen.
Die KOGE-DEF.INI ist die Beschreibungsdatei und bestimmt Laufwerk/Verzeichnis/Dateiname und das Format der Ausgabesätze und auch zu welchen Uhrzeitpunkten HH.MM (Anzahl beliebig) die Datei automatisch erzeugt werden soll.
Der COM-Server muss hierbei laufen. Die Formatierung entspricht weitgehend der LG-DEF.INI und erlaubt u.a. die Einbringung von Personalsatzfeldern, Terminal-Nr. bzw. Bezeichnung, Buchungsart als Nummer oder Kürzel sowie frei definierbare Zeichen.

Das Urlaubs-Komfort-Modul berechnet für jeden Mitarbeiter automatisch den jeweiligen Urlaubsanspruch anhand des Alters, der Beschäftigungsart und des Beschäftigungsgrads. Die Angabe des Geburtsdatums eines jeden Mitarbeiters im Personalstamm ist erforderlich. Die jährliche Neueingabe für den geänderten Urlaubsanspruch fällt durch die automatische Neuberechnung weg. Sie sparen dadurch Zeit und können keinen Mitarbeiter vergessen oder zuviel bzw. zuwenig Urlaubsanspruch eingeben. Auch eine Teilberechnung findet statt, wenn Eintritt oder Austritt des Mitarbeiters mitten im Jahr liegt. Sie können für jede Beschäftigungsart kombiniert mit dem Beschäftigungsgrad einen eigenen Urlaubsplan erstellen; also im Extremfall einzeln für jeden Mitarbeiter oder im einfachsten Fall nur einen Urlaubsplan für alle Mitarbeiter gemäß 5 Altersstufen. Eine automatische Verfallsberechnung ist zuschaltbar, die z.B. am 31. März nicht genommenen Urlaub vom Vorjahr verfallen läßt. Berücksichtigt wird der Fall, daß jemand über das Verfallsdatum hinweg seinen Urlaub antritt; dies hat für den Verfall dann aufschiebende Wirkung.

Kommunikation zu SAP
Download
Für den Download muss im SAP bei der Definition der RFC Destination die Startart auf REGISTRIERUNG gesetzt werden. Die benötigte Programm-ID muss dem Parameter PROGID in der saprfc.ini Datei entsprechen. Gross/Kleinschreibung beachten.
Upload
Für den Upload muss im SAP ein R/3 User angelegt werden, welchen den Benutzer-Typ KOMMUNIKATION haben muss. Der Benutzer braucht die Profile: S_A.USER und B_ALE_ALL Datenaustausch / Dateinamen.
Für die HRPDC Schnittstelle wurde als Namenskonvention festgelegt, dass die ALLE Nachrichtentypen ohne den führenden Zusatz HRCC1 verwendet werden. Als Erweiterung wird die Extension UPD für den Download verwendet, und UPL für den Upload erwartet.

Beispiel:
Personalstammdownload in Datei: DNPERSO.UPD
Saldendownload in Datei: DNBALAN.UPD
Zeitereignisupload aus Datei: UPTEVEN.UPL
Sämtliche Schnittstellendateien dürfen nur durch ein Umbenennen erstellt werden.
Ein sequentielles Schreiben der Dateien ist verboten, wegen Dateizugriffskonflikten zwischen PDCLink und dem Subsystem.